Hoạch định và kiểm soát sản xuất (PPC), khi được tích hợp hiệu quả với hệ thống ERP, sẽ tạo ra một nền tảng quản lý mạnh mẽ. Bài viết này sẽ đi sâu vào tìm hiểu PPC là gì và cách ERP giúp các doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa quy trình này, mang lại hiệu quả vượt trội. Hãy cùng theo dõi nhé!
PPC là gì?
PPC là viết tắt của cụm từ Production Planning and Control có nghĩa là hoạch định và kiểm soát sản xuất. Đây là một hệ thống quản lý các quy trình sản xuất của một doanh nghiệp, đảm bảo rằng các nguồn lực luôn có sẵn khi cần, giúp quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.
PPC được cấu thành từ hai chiến lược phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong suốt quá trình sản xuất bao gồm:
- Hoạch định sản xuất: Tập trung vào việc lập kế hoạch chi tiết cho quá trình sản xuất, từ đó có thể phân bổ hiệu quả các nguồn lực như nhân lực, nguyên vật liệu, máy móc, đồng thời thông qua định mức BOM để xác định nhu cầu về nguyên vật liệu nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và đơn hàng của khách hàng. Mục tiêu của hoạch định sản xuất là tạo ra một kế hoạch sản xuất khả thi và tối ưu.
- Kiểm soát sản xuất: Đảm nhiệm vai trò theo dõi và đánh giá hiệu suất của quá trình sản xuất đã được hoạch định. Nó cung cấp tầm nhìn và báo cáo về tiến độ và hiệu quả sản xuất. Khi phát hiện sai lệch hoặc vấn đề, kiểm soát sản xuất sẽ kích hoạt các hành động điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hệ thống sản xuất đạt được mục tiêu đã đề ra. Các kỹ thuật kiểm soát khác nhau được áp dụng để duy trì và cải thiện hiệu suất sản xuất.
Mục tiêu của việc lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất
Doanh nghiệp thường thực hiện hoạch định và kiểm soát sản xuất (PPC) nhằm đạt được những mục tiêu quan trọng sau:
- Tận dụng tối đa nguồn lực (nhân công, vật tư, máy móc…) và sắp xếp công việc một cách hợp lý để đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất.
- Xây dựng một lịch trình sản xuất trơn tru và hiệu quả.
- Đảm bảo mọi thứ cần thiết (nguyên liệu, máy móc…) đều có sẵn khi đến công đoạn sản xuất.
- Quản lý lượng hàng tồn kho ở mức vừa phải, không quá nhiều gây lãng phí, cũng không quá ít gây thiếu hụt.
- Nâng cao năng suất làm việc của toàn bộ bộ phận sản xuất (công nhân, máy móc, thiết bị…).
- Làm khách hàng hài lòng hơn bằng cách giao hàng đúng hẹn và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Phân công công việc phù hợp với năng lực của từng nhân viên.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như kinh doanh (bán hàng), chăm sóc khách hàng và mua hàng để mọi hoạt động diễn ra đồng bộ.
Lợi ích mà PPC mang lại cho doanh nghiệp sản xuất
Hoạch định và kiểm soát sản xuất (PPC) là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất và đạt được những lợi ích như:
- Tận dụng tối đa công suất sản xuất: PPC giúp đảm bảo máy móc và nhân viên luôn hoạt động hết khả năng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhân viên làm việc hiệu quả hơn và mang về lợi nhuận cao hơn. Nó còn giúp doanh nghiệp nhận ra những điểm cần cải thiện và có kế hoạch phát triển tốt hơn trong tương lai.
- Giảm chi phí lưu kho: Với PPC, doanh nghiệp chỉ cần giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ. Phần mềm có thể dự đoán nhu cầu và áp dụng chiến lược “vừa đúng lúc” (Just-in-Time). Nhờ đó, sẽ không còn xảy ra tình trạng hàng tồn kho quá nhiều, giúp giảm đáng kể chi phí lưu kho.
- Giao hàng đúng hẹn: PPC giúp quá trình sản xuất diễn ra trơn tru và đảm bảo giao hàng nhanh chóng. Khi sản phẩm đến tay khách hàng đúng hẹn, họ sẽ hài lòng hơn, từ đó gắn bó lâu dài và có thể giới thiệu thêm khách hàng mới.
- Mua vật tư thông minh hơn: PPC sẽ giúp doanh nghiệp biết được thời điểm thích hợp và số lượng vật tư cần thiết phải mua. Thông tin này giúp bộ phận mua hàng biết khi nào cần đặt hàng và mua những gì để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Việc mua hàng đúng thời điểm còn giúp tìm được mức giá tốt nhất và xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
- Quy trình sản xuất trơn tru: PPC đảm bảo nguyên vật liệu và các nguồn lực cần thiết cho sản xuất luôn sẵn sàng và cho biết công suất hiện có cũng như thời điểm có thể sản xuất. Điều này giúp dây chuyền sản xuất hoạt động liên tục, đồng thời giúp nhân viên thoải mái hơn vì không còn bị gián đoạn công việc do thiếu nguyên liệu hay các vấn đề khác.
- Giảm thiểu lãng phí: PPC giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hoặc thừa vật tư, từ đó giảm lãng phí tài nguyên. Nhân viên cũng không mất thời gian chờ đợi do thiếu nguyên liệu. Vốn của công ty không bị “đóng băng” trong những hàng tồn kho không dùng đến. Ngoài ra, việc sản xuất suôn sẻ còn giúp giảm thiểu sản phẩm bị lỗi, hỏng phải bỏ đi.
9 bước giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạch định và kiểm soát sản xuất
Để PPC phát huy tốt giá trị vốn có của mình các doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình bài bản và được mọi người tuân thủ nghiêm túc. Sự phối hợp nhịp nhàng từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện và kiểm soát đảm bảo doanh nghiệp sẽ khai thác được trọn vẹn những giá trị mà PPC mang đến. Dưới đây là trình tự các bước cơ bản thường được áp dụng để lập PPC:
Bước 1: Lập kế hoạch sản xuất tổng thể
Đây là bước đầu tiên, xác định rõ ràng những gì cần cho quá trình sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, nhân lực, phương pháp sản xuất, các nguồn lực cần thiết và những yêu cầu đặc biệt từ các bộ phận khác. Lập kế hoạch kỹ lưỡng giúp tránh lãng phí và hiểu lầm trong quá trình sản xuất.
Bước 2: Lập kế hoạch về nhu cầu nguyên vật liệu
Dựa trên kế hoạch sản xuất tổng thể, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu để đảm bảo nguyên vật liệu luôn có sẵn, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất. Ở quá trình này doanh nghiệp sẽ xem xét thời gian chờ, mức tồn kho và số lượng đặt hàng.
Bước 3: Định tuyến sản phẩm
Bước này vạch ra con đường đi của sản phẩm, từ nguyên liệu thô đến khi hoàn thành. Nó chỉ ra trình tự các công đoạn sản xuất hiệu quả nhất và xác định máy móc cần dùng cho từng bước. Định tuyến giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình sản xuất liên tục và nhận diện sớm các vấn đề có thể xảy ra như máy móc không hoạt động.
Bước 4: Lên lịch trình sản xuất
Đây là việc sắp xếp thời gian cho từng công đoạn sản xuất. Lịch trình cần ưu tiên các công việc quan trọng và xác định rõ thời gian bắt đầu, kết thúc của mỗi công việc. Doanh nghiệp có thể dùng nhiều loại lịch trình khác nhau (tổng thể, theo công đoạn, hàng ngày) để quản lý sản xuất tốt hơn.
Bước 5: Phân bổ luồng công việc
Bước này xác định cách phân chia khối lượng công việc hợp lý cho nhân viên và máy móc dựa trên khả năng của họ. Phân bổ công việc giúp doanh nghiệp nhận biết nguy cơ thiếu nhân lực ở đâu và có biện pháp xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến năng suất.
Bước 6: Thực thi theo kế hoạch
Đây là bước đưa các kế hoạch đã lập vào thực tế sản xuất. Doanh nghiệp tiến hành điều phối, phát lệnh sản xuất và hướng dẫn cho xưởng sản xuất dựa trên lịch trình đã định sẵn. Điều này bao gồm việc phân công nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực và điều phối các hoạt động.
Bước 7: Theo dõi tiến độ và kiểm soát chất lượng
Trong suốt quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần thực hiện việc kiểm soát chất lượng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng quy định. Bước này nhằm đánh giá hiệu quả của toàn bộ quy trình sản xuất. Mục tiêu chính là so sánh kết quả thực tế với kế hoạch ban đầu. Đây cũng là cơ hội để tìm ra những điểm chưa hiệu quả và xem có thể cải thiện công đoạn nào.
Bước 8: Kiểm tra
Tương tự như theo dõi, kiểm tra là một bước bổ sung để đảm bảo mọi kế hoạch và biện pháp kiểm soát của quản lý được thực hiện đúng. Việc kiểm tra thường xuyên hoặc ngẫu nhiên còn giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Bước 9: Điều chỉnh
Sau khi thực hiện các bước trên và phát hiện vấn đề hoặc điểm cần cải thiện, đây là bước để thực hiện các thay đổi. Điều chỉnh giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình sản xuất và áp dụng các kỹ thuật hoạch định và kiểm soát hiệu quả hơn.
Công cụ hỗ trợ PPC
Để lên kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ, doanh nghiệp sản xuất có thể dùng nhiều công cụ khác nhau như biểu đồ, bảng tính hay phần mềm. Tuy nhiên, thay vì dùng nhiều công cụ rời rạc, một hệ thống ERP duy nhất có thể giúp doanh nghiệp vừa lập kế hoạch sản xuất hiệu quả, vừa áp dụng các biện pháp kiểm soát sản xuất chặt chẽ. Nhờ đó, nhà máy hoạt động trơn tru và đảm bảo giao hàng đúng hẹn cho khách hàng.
Phần mềm ERP mang lại khả năng theo dõi mọi thứ theo thời gian thực, giúp người quản lý dễ dàng nhận ra những điểm khác biệt so với kế hoạch, loại bỏ lãng phí, đẩy nhanh tốc độ sản xuất và làm cho mọi hoạt động trong công ty trở nên rõ ràng hơn. Đặc biệt, ERP còn giúp cập nhật trạng thái công việc rất dễ dàng ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng, mà nhân viên không cần phải rời khỏi vị trí làm việc.
Cách kết hợp hệ thống ERP cùng PPC
Phần mềm ERP đóng vai trò trung tâm trong việc tối ưu hóa hoạt động sản xuất bằng cách tích hợp dữ liệu từ mọi bộ phận liên quan, tạo nền tảng vững chắc cho công tác Hoạch định và Kiểm soát Sản xuất (PPC). ERP giúp dự báo nhu cầu thị trường, lên lịch sản xuất một cách tối ưu và quản lý hiệu quả các nguồn lực. Khả năng theo dõi theo thời gian thực cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng, đồng thời các công cụ kiểm soát chất lượng đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
DEHA ERP giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất như thế nào?
DEHA:ERP là hệ thống ERP chuyên biệt được DEHA Digital Solution nghiên cứu và phát triển riêng cho các doanh nghiệp ngành sản xuất tại Việt Nam. Hệ thống ERP của DEHA mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về nguồn lực tổng thể , các đơn hàng tồn đọng và điểm nghẽn, dữ liệu từ sàn nhà máy. Tất cả trong một hệ thống duy nhất. Điều này giúp các nhà sản xuất dễ dàng lập kế hoạch sản xuất chính xác, kiểm soát chặt chẽ tiến độ và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu các vấn đề phát sinh.
