Theo nghiên cứu từ IDC Market Research, một con số đáng báo động cho thấy dữ liệu không chính xác hoặc bị cô lập có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại tới 30% doanh thu hàng năm. Tình trạng “data silo” không chỉ là vấn đề về công nghệ mà còn tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận. Vậy, làm thế nào để nhận diện và đối phó với vấn đề phân mảnh dữ liệu? Hãy cùng đi sâu vào bài viết để hiểu rõ hơn về data silo và giải pháp phá vỡ tình trạng này!
Data silo là gì? Các loại data silo thường gặp
Data silo là tình trạng phân mảnh dữ liệu giữa các bộ phận, phòng ban hoặc hệ thống khác nhau trong doanh nghiệp. Tình trạng này khiến cho dữ liệu nghiệp vụ của doanh nghiệp bị phân tán, cô lập lẫn nhau gây cản trở việc chia sẻ thông tin và cộng tác.
Phân mảnh dữ liệu trong doanh nghiệp thường xảy ra theo 4 kiểu sau:
- Data silo ngang (Horizontal data silos): Loại silo này hình thành khi dữ liệu được phân chia theo các phòng ban hoặc chức năng khác nhau trong công ty.
- Data silo dọc (Vertical data silos): Dữ liệu bị phân tách theo các quy trình nghiệp vụ cụ thể, thường là do việc sử dụng các hệ thống phần mềm khác nhau cho từng quy trình.
- Data silo phòng ban (Departmental data silos): Xảy ra khi các phòng ban hoặc nhóm tự thu thập và lưu trữ dữ liệu của riêng họ mà không có cơ chế chia sẻ với các bộ phận khác.
- Data silo ứng dụng (Application data silos): Loại silo này phát sinh do việc sử dụng các ứng dụng phần mềm khác nhau, mỗi ứng dụng lưu trữ dữ liệu theo định dạng riêng và không tương thích với các ứng dụng khác.
Data silo ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp
Tình trạng phân mảnh dữ liệu (data silo) có thể gây ra những rào cản lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là 4 tác động tiêu cực mà data silo gây ra cho doanh nghiệp:
Dữ liệu không nhất quán
Khi dữ liệu bị cô lập trong các hệ thống riêng biệt, nó thường không đồng nhất về định dạng và nội dung so với các nguồn khác. Điều này dẫn đến sai sót không được phát hiện, cập nhật không đồng bộ giữa các hệ thống và cuối cùng làm giảm chất lượng, độ chính xác cũng như tính toàn vẹn của dữ liệu trên toàn bộ tổ chức. Sự thiếu nhất quán này gây ra nhiều vấn đề cho cả hoạt động nghiệp vụ lẫn quá trình phân tích thông tin.
Tư duy “khép kín” giữa các phòng ban
Tình trạng dữ liệu bị cô lập không chỉ tạo ra các kho dữ liệu tách biệt mà còn góp phần hình thành tư duy “khép kín” trong tổ chức. Điều này thể hiện ở việc các phòng ban và đơn vị kinh doanh có xu hướng giữ kín dữ liệu của mình, ngần ngại chia sẻ với các bộ phận khác. Thậm chí, họ có thể không ủng hộ việc sử dụng các hệ thống như ERP hay các phần mềm được thiết kế để hỗ trợ cho việc quản lý dữ liệu đồng thời phá vỡ tình trạng “khép kín” này và đảm bảo tính nhất quán, chính xác của dữ liệu trên toàn bộ hệ thống của công ty.
Hạn chế về mặt cộng tác giữa các bộ phận, phòng ban
Khi dữ liệu nằm riêng rẽ ở các bộ phận, việc chia sẻ và làm việc cùng nhau trở nên khó khăn. Các bộ phận không có cái nhìn chung về dữ liệu từ đó thiếu đi sự kết nối dẫn đến làm chậm tiến độ công việc và giảm khả năng sáng tạo. Không chỉ vậy nó còn khiến cho tinh thần đồng đội bị suy giảm kéo theo cả hiệu suất chung của doanh nghiệp.
Gia tăng chi phí cho việc quản lý dữ liệu
Việc dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống riêng lẻ khiến doanh nghiệp tốn kém hơn cho việc trang bị và duy trì hạ tầng công nghệ thông tin như máy chủ và bộ nhớ. Thay vì quản lý tập trung, mỗi phòng ban thường tự quản lý hệ thống dữ liệu của mình, dẫn đến việc sử dụng tài nguyên công nghệ thông tin kém hiệu quả và chi phí vận hành tăng cao.
Tại sao lại xảy ra data silo?
Thông thường tình trạng dữ liệu bị cô lập bắt nguồn từ cách tổ chức và điều hành chung của công ty. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về các lý do gây ra tình trạng data silo – phân mảnh dữ liệu cho doanh nghiệp:
Chiến lược và cách triển khai về mặt công nghệ
Ở một số doanh nghiệp, việc quyết định mua và triển khai các hệ thống công nghệ được phân quyền cho các phòng ban và đơn vị kinh doanh. Điều này thường dẫn đến việc triển khai các cơ sở dữ liệu và ứng dụng nghiệp vụ không tương thích hoặc không được kết nối với các hệ thống khác. Thêm vào đó sự đa dạng của các nền tảng dữ liệu hiện nay cũng góp phần thúc đẩy sự hình thành các silo dữ liệu.
Cơ cấu tổ chức và quản lý
Các silo dữ liệu thường xuyên xuất hiện khi các đơn vị kinh doanh được phân quyền hoàn toàn và quản lý như các thực thể riêng biệt. Điều này phổ biến nhất ở các tổ chức lớn với nhiều công ty con và công ty điều hành khác nhau, nhưng cũng có thể xảy ra ở các tổ chức nhỏ hơn với cơ cấu và cách quản lý tương tự.
Văn hóa và nguyên tắc doanh nghiệp
Ngay cả khi đã triển khai hệ thống công nghệ một cách thống nhất hơn, văn hóa công ty vẫn có thể thúc đẩy việc tạo ra các silo dữ liệu. Các phòng ban cũng có thể coi dữ liệu của họ là tài sản mà họ sở hữu và kiểm soát. Nếu việc chia sẻ dữ liệu không phải là một chuẩn mực văn hóa hoặc tổ chức thiếu các mục tiêu và nguyên tắc chung để quản lý dữ liệu, thì sẽ có ít động lực để phá vỡ tình trạng phân mảnh dữ liệu.
Doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh hoặc được sáp nhập, mua lại
Các tổ chức đang phát triển dễ bị hình thành các silo dữ liệu. Khi một công ty mở rộng, các nhu cầu kinh doanh mới cần được giải quyết nhanh chóng và các đơn vị kinh doanh bổ sung có thể được tạo ra. Cả hai tình huống này đều là “mảnh đất màu mỡ” cho sự phát triển của silo dữ liệu. Các hoạt động sáp nhập và mua lại cũng mang các silo vào tổ chức, một số đã biết và một số còn ẩn giấu.
Dấu hiệu doanh nghiệp xuất hiện tình trạng phân mảnh dữ liệu
Do bản chất tách biệt, các vùng data silo có thể khó bị phát hiện. Cách lý tưởng chính là nên có một bộ phận quản lý về việc mua, triển khai phần mềm sẽ lập danh sách các hệ thống trong công ty và thường xuyên cập nhật khi có hệ thống mới. Việc này giúp nhận diện và ghi lại các silo dữ liệu. Tuy nhiên, việc tìm ra tất cả có thể là một thách thức, đặc biệt ở các doanh nghiệp lớn với các bộ phận kinh doanh hoạt động độc lập.
Mặc dù vậy, vẫn có những dấu hiệu rõ ràng cho thấy sự tồn tại của các silo dữ liệu:
- Các phòng ban báo cáo dữ liệu không khớp nhau.
- Bộ phận BI (phân tích kinh doanh) và khoa học dữ liệu không tìm thấy hoặc không thể truy cập dữ liệu cần thiết.
- Lãnh đạo phàn nàn về việc thiếu dữ liệu từ một số hoạt động kinh doanh.
- Người dùng cuối phát hiện dữ liệu không đầy đủ hoặc đã lỗi thời.
- Bất ngờ phát sinh các chi phí về công nghệ ngoài dự kiến.
Cách giải quyết tình trạng data silo trong doanh nghiệp
Để loại bỏ tình trạng “dữ liệu riêng” (data silo), các doanh nghiệp cần đánh giá lại văn hóa công ty, cơ cấu tổ chức và quy trình làm việc. Việc xây dựng một môi trường hợp tác là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể tiếp nhận những ý tưởng mới và xây dựng các chiến lược tốt hơn. Yếu tố then chốt là thiết lập sự trao đổi thông tin cởi mở giữa các phòng ban.
Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thế hệ mới mang đến khả năng tích hợp toàn bộ thông tin và dữ liệu. Phần mềm này có thể tác động mạnh mẽ đến cách các đội nhóm cộng tác và cách các quy trình kinh doanh được thực hiện. Dưới đây là cách các giải pháp phần mềm ERP có thể loại bỏ tình trạng “dữ liệu riêng”:
Hỗ trợ cộng tác
Để xóa bỏ các silo dữ liệu, phần mềm ERP tích hợp các mạng lưới và ứng dụng khác nhau vào một hệ thống duy nhất. Điều này đảm bảo người dùng có thể nhận dữ liệu nhanh chóng trên tất cả các phòng ban. Quá trình giao tiếp được tối ưu hóa và một quy trình chuẩn được thiết lập cho các đội nhóm và toàn bộ doanh nghiệp.
Tích hợp mọi hệ thống
Phần mềm ERP chứng tỏ là giải pháp hiệu quả nhất để đối phó với tình trạng silo dữ liệu nhờ khả năng tích hợp hệ thống. Với việc đồng bộ hóa thông tin, các đội nhóm có thể tiếp cận dữ liệu theo thời gian thực bất cứ khi nào cần. Người dùng có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn khi có đầy đủ dữ liệu cần thiết. Việc tích hợp hệ thống giúp loại bỏ sự chậm trễ trong công việc, tăng năng suất và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tạo ra kho dữ liệu tập trung
Phần mềm ERP lưu trữ thông tin từ nhiều nguồn khác nhau vào một hệ thống duy nhất. Đây giống như một kho dữ liệu mang lại lợi ích cho các ngành sản xuất, phân phối, bán lẻ và xây dựng. Lượng lớn dữ liệu được thu thập và lưu trữ để duy trì hồ sơ các giao dịch kinh doanh. Khi tất cả dữ liệu được lưu trữ trong một hệ thống, phần mềm ERP có thể tạo báo cáo và giúp các đội nhóm thu được những thông tin kinh doanh hữu ích. Phần mềm ERP kết hợp các module khác nhau và tích hợp mọi hệ thống của tổ chức lại với nhau.
Tóm lại, tình trạng dữ liệu bị cô lập (data silo) không chỉ gây ra những rào cản trong hoạt động hàng ngày mà còn hạn chế khả năng phát triển và đưa ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp. Việc loại bỏ các silo này và xây dựng một môi trường dữ liệu tích hợp là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp mạnh mẽ để giải quyết triệt để vấn đề data silo, DEHA ERP từ DEHA Digital Solution là một lựa chọn đáng cân nhắc. Với khả năng tích hợp toàn diện các quy trình và dữ liệu, DEHA ERP giúp tạo ra một nguồn thông tin duy nhất, thúc đẩy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Đừng để data silo kìm hãm sự phát triển, hãy liên hệ với DEHA Digital Solution ngay hôm nay để khám phá cách DEHA ERP có thể mang lại sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn.
