Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning) là một mắt xích quan trọng trong hệ thống Lập kế hoạch chuỗi cung ứng (Supply Chain Planning) hiện đại. Hoạt động này nằm sau giai đoạn Lập kế hoạch nhu cầu (Demand Planning) và Lập kế hoạch cung ứng (Supply Planning), đồng thời là tiền đề cho các hoạt động Lập kế hoạch phân phối (Distribution Planning) và Lập kế hoạch logistics (Logistics Planning). Mỗi giai đoạn trong chuỗi lập kế hoạch đều sử dụng kết quả của giai đoạn trước làm đầu vào và tạo ra dữ liệu cho giai đoạn tiếp theo. Nhờ đó, toàn bộ chuỗi cung ứng được vận hành một cách đồng bộ và liên tục.
Quy trình lập kế hoạch trong chuỗi cung ứng
Thông thường, luồng lập kế hoạch sẽ diễn ra theo trình tự sau:
Bước 1: Lập kế hoạch nhu cầu (Demand Planning)
Đây là bước đầu tiên của chuỗi lập kế hoạch. Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu lịch sử bán hàng, dự báo thị trường, xu hướng tiêu dùng và kế hoạch kinh doanh để dự báo:
- Khách hàng sẽ mua sản phẩm gì.
- Nhu cầu dự kiến là bao nhiêu.
- Nhu cầu sẽ phát sinh vào thời điểm nào.
Kết quả của bước này là bản dự báo nhu cầu (Demand Forecast).
Bước 2: Lập kế hoạch cung ứng (Supply Planning)
Sau khi có dự báo nhu cầu, doanh nghiệp cần đánh giá liệu mình có đủ khả năng đáp ứng nhu cầu đó hay không. Quá trình này sẽ xem xét các yếu tố như:
- Năng lực sản xuất hiện có.
- Mức tồn kho.
- Khả năng cung ứng của nhà cung cấp.
- Thời gian cung ứng nguyên vật liệu (Lead Time).
Mục tiêu là xác định liệu doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của thị trường với nguồn lực hiện tại hay cần điều chỉnh kế hoạch.
Bước 3: Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning)
Sau khi kế hoạch cung ứng được xác nhận, Production Planning sẽ chuyển các mục tiêu đó thành kế hoạch sản xuất cụ thể mà nhà máy có thể triển khai. Kế hoạch này sẽ xác định:
- Sản xuất sản phẩm nào.
- Sản xuất với số lượng bao nhiêu.
- Thực hiện trong khoảng thời gian nào.
- Phân bổ cho những dây chuyền hoặc trung tâm sản xuất nào.
- Đây chính là cầu nối giữa kế hoạch kinh doanh và hoạt động sản xuất thực tế.
Bước 4: Lập kế hoạch phân phối (Distribution Planning)
Khi sản phẩm hoàn thành, doanh nghiệp cần xác định:
- Hàng hóa sẽ được lưu trữ tại đâu.
- Phân bổ đến kho nào.
- Cung cấp cho khu vực hoặc khách hàng nào.
- Thời điểm giao hàng phù hợp.
Mục tiêu là đảm bảo hàng hóa luôn có mặt đúng nơi, đúng thời điểm với chi phí tối ưu.
Bước 5: Lập kế hoạch Logistics (Logistics Planning)
Giai đoạn cuối cùng là tổ chức hoạt động vận chuyển, bao gồm:
- Phương tiện vận tải.
- Lộ trình giao hàng.
- Thời gian vận chuyển.
- Phân bổ nguồn lực logistics.
Điều này giúp sản phẩm được giao đến khách hàng đúng hạn và tối ưu chi phí vận chuyển. Mặc dù các hoạt động lập kế hoạch trên liên kết chặt chẽ với nhau, nhưng chúng đều có khoảng thời gian lập kế hoạch khác nhau, bộ phận chịu trách nhiệm riêng, quyền ra quyết định riêng và bộ chỉ số KPI riêng biệt để đánh giá hiệu quả. Do đó, việc phối hợp giữa các bộ phận là yếu tố quyết định để toàn bộ chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả.
Ranh giới giữa Supply Planning và Production Planning
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp không tách biệt hoàn toàn Lập kế hoạch cung ứng (Supply Planning) và Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning).
- Doanh nghiệp quy mô nhỏ thường giao cả hai nhiệm vụ cho cùng một nhân sự hoặc một bộ phận.
- Doanh nghiệp quy mô lớn lại phân chia thành các phòng ban chuyên trách để nâng cao hiệu quả quản trị.
Dù được tổ chức theo mô hình nào, nguyên tắc vẫn không thay đổi: Nhu cầu từ thị trường sẽ được truyền qua từng cấp độ lập kế hoạch, được kiểm tra tính khả thi ở mỗi bước và cuối cùng được chuyển thành các lệnh sản xuất cụ thể tại hiện trường sản xuất (Shop Floor).
Chất lượng của Production Planning phụ thuộc vào đâu?
Một điểm rất quan trọng là chất lượng của kế hoạch sản xuất không thể vượt quá chất lượng của các dữ liệu đầu vào. Nếu dự báo nhu cầu thiếu chính xác, kế hoạch cung ứng không phản ánh đúng năng lực thực tế, dữ liệu tồn kho hoặc thời gian cung ứng không đáng tin cậy thì dù doanh nghiệp sử dụng hệ thống lập kế hoạch hiện đại đến đâu, Production Planning vẫn sẽ tạo ra một kế hoạch thiếu chính xác.
Ngược lại, một kế hoạch sản xuất được xây dựng rất tốt cũng không thể khắc phục được những sai lệch nghiêm trọng từ giai đoạn dự báo nhu cầu. Có thể hình dung toàn bộ hệ thống lập kế hoạch chuỗi cung ứng giống như một chuỗi mắt xích bên dưới:
Hiệu quả của toàn bộ chuỗi chỉ mạnh bằng mắt xích yếu nhất. Điều này cũng tương tự như nguyên lý thùng gỗ (hay nguyên lý Liebig) mà bạn có thể đã từng tìm hiểu. Trên thực tế, rất nhiều vấn đề mà bộ phận lập kế hoạch sản xuất gặp phải không xuất phát từ chính công tác lập kế hoạch, mà đến từ các sai lệch ở những giai đoạn phía trước, những vấn đề mà người lập kế hoạch sản xuất thường không có quyền kiểm soát hay điều chỉnh trực tiếp.
