Phần mềm quản lý kho offline miễn phí thực sự là giải pháp cho nhiều cá nhân, hộ gia đình kinh doanh hay những doanh nghiệp quy mô nhỏ. Cụ thể phần mềm này là gì? Nó có ưu và nhược điểm như thế nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay nhé!
Phần mềm quản lý kho offline có gì đặc biệt?
Bạn biết phần mềm Word, Excel hay Powerpoint chứ? Đó là những phần mềm văn phòng offline. Vậy những phần mềm quản lý kho offline cũng sẽ tương tự như vậy:
- Cài đặt trực tiếp trên ổ cứng của máy tính thông qua một bộ cài đặt mà người dùng có thể tải xuống hoặc nhận qua các phương tiện như USB, CD, DVD.
- Truy cập sử dụng trên máy tính mà không cần Internet hay truy cập qua một trình duyệt nào.
- Hoạt động ổn định, không bị ảnh hưởng bởi chất lượng đường truyền Internet.
Phần mềm quản lý kho offline sẽ đặc biệt phù hợp với những yêu cầu quản lý cơ bản, số lượng người dùng ít và không có nhu cầu về đồng bộ dữ liệu, hay cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
Cập nhật ngay 4 phần mềm quản lý kho offline mới nhất
Excel: Phần mềm kinh điển hẳn ai cũng biết
Quản lý kho hàng bằng phần mềm Excel là một phương pháp phổ biến, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc cá nhân kinh doanh. Excel cung cấp một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí để theo dõi và quản lý hàng tồn kho.
Bạn có thể bắt đầu hoạt động quản lý kho hàng với phần mềm Excel bằng việc tạo một trang tính mới, tạo các trường thông tin cơ bản như Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Mô tả, Số lượng tồn kho ban đầu, Nhập hàng, Xuất hàng, Số lượng tồn kho hiện tại, Ngày nhập, Ngày xuất.
Sau đó, tiến hành nhập dữ liệu tương ứng với các trường thông tin trên. Setup các công thức tính toán để tính được số lượng tồn kho hiện tại. Duy trì việc cập nhật dữ liệu hàng ngày với các trường dữ liệu liên quan đến nhập kho, xuất kho.
Bằng một vài thao tác lọc và tạo biểu đồ, bạn có thể tự tạo báo cáo đơn giản để tiện theo dõi. Đi sâu hơn, bạn có thể nâng cấp và tự động hóa việc quản lý kho bằng phần mềm Excel khi ứng dụng VBA (Visual Basic for Applications) hay các hàm trong Excel như VLOOKUP, SUMIF, và IF để quản lý và phân tích dữ liệu tồn kho chi tiết hơn.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí: Không tốn chi phí cho phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp.
- Linh hoạt: Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Dễ sử dụng: Hầu hết mọi người đều quen thuộc với Excel và các chức năng cơ bản của nó.
Nhược điểm:
- Hạn chế về khả năng mở rộng: Khi số lượng sản phẩm và giao dịch tăng, việc quản lý trên Excel có thể trở nên phức tạp và dễ xảy ra lỗi.
- Thiếu tính năng nâng cao: Không có các tính năng quản lý hàng tồn kho nâng cao như phần mềm chuyên nghiệp (quản lý mã vạch, lô hàng, ngày hết hạn, v.v.).
- An ninh dữ liệu: Dữ liệu dễ bị mất hoặc hỏng nếu không sao lưu đúng cách và bảo mật kém.
Để hiểu sâu hơn về việc sử dụng phần mềm quản lý kho offline bằng Excel, bạn hẳn sẽ rất cần đọc bài viết này của chúng tôi: Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí.
InFlow Inventory
Đây là phần mềm quản lý kho do Archon Systems phát triển với nhiều phiên bản khác nhau, bao gồm phiên bản miễn phí và phiên bản trả phí với các tính năng mở rộng. Inflow Inventory có đầy đủ các tính năng của một phần phần quản lý kho tiêu chuẩn:
Quản lý hàng tồn kho
- Theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, quản lý các lô hàng và địa điểm lưu trữ.
- Thông báo hàng tồn kho: Nhận thông báo khi hàng tồn kho đạt mức tối thiểu để kịp thời bổ sung.
Quản lý đơn hàng
- Đặt hàng: Quản lý đơn đặt hàng từ khách hàng và đơn đặt hàng từ nhà cung cấp.
- Bán hàng: Tạo và quản lý hóa đơn bán hàng, theo dõi tình trạng đơn hàng và lịch sử giao dịch.
Báo cáo và phân tích
- Báo cáo chi tiết: Tạo các báo cáo chi tiết về hàng tồn kho, doanh thu, lợi nhuận, và hiệu quả kinh doanh.
- Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
Tích hợp và mở rộng
- Tích hợp với các ứng dụng khác: Tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử và phần mềm kế toán như QuickBooks.
- API: Cung cấp API để tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp.
Quản lý đa kho
- Đa địa điểm: Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho ở nhiều địa điểm khác nhau.
- Chuyển kho: Dễ dàng chuyển hàng giữa các kho và theo dõi quá trình chuyển kho.
Chức năng nâng cao
- Quản lý mã vạch: Sử dụng mã vạch để theo dõi và quản lý hàng hóa.
- Quản lý lô hàng và ngày hết hạn: Quản lý các lô hàng theo ngày hết hạn để đảm bảo hàng hóa luôn tươi mới.
Ưu điểm
- Giao diện người dùng thân thiện: Dễ sử dụng và thiết kế trực quan, phù hợp với người dùng không chuyên về công nghệ.
- Phiên bản miễn phí: Cung cấp phiên bản miễn phí với đầy đủ các tính năng cơ bản, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.
- Tính năng toàn diện: Bao gồm nhiều tính năng quản lý hàng tồn kho, đơn hàng, và báo cáo chi tiết.
- Khả năng tùy chỉnh: Cho phép tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Nhược điểm
- Giới hạn trong phiên bản miễn phí: Phiên bản miễn phí có giới hạn về số lượng sản phẩm và người dùng.
- Chi phí cho phiên bản trả phí: Phiên bản trả phí có thể khá đắt đỏ đối với các doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn chế.
- Yêu cầu cài đặt cục bộ: Phần mềm cần được cài đặt trên máy tính cục bộ, điều này có thể gây bất tiện nếu cần truy cập từ xa.
ABC Inventory
Đây là một phần mềm quản lý kho offline hoàn toàn miễn phí, được phát triển bởi Almyta Systems, chỉ dành cho hệ điều hành Windows. ABC Inventory có đầy đủ các tính năng quản lý kho mà bạn cần. Dưới đây là những ưu và nhược điểm của phần mềm.
Ưu điểm
- Miễn phí: Phần mềm hoàn toàn miễn phí, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa với ngân sách hạn chế.
- Dễ sử dụng: Giao diện người dùng thân thiện, dễ dàng cài đặt và sử dụng mà không cần nhiều kỹ năng kỹ thuật.
- Tính năng toàn diện: Cung cấp nhiều tính năng quản lý hàng tồn kho, đơn hàng, nhà cung cấp và khách hàng.
- Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ cục bộ, dễ dàng kiểm soát và bảo mật.
Nhược điểm
- Hạn chế trên nền tảng khác: Chỉ hỗ trợ nền tảng Windows, không hỗ trợ các hệ điều hành khác như mac OS hay Linux.
- Hỗ trợ hạn chế: Là phần mềm miễn phí nên có thể không nhận được hỗ trợ kỹ thuật chính thức hoặc các cập nhật thường xuyên.
- Tính năng nâng cao hạn chế: Mặc dù có nhiều tính năng cơ bản, nhưng có thể thiếu một số tính năng nâng cao mà các phần mềm trả phí cung cấp.
ABC Inventory là một giải pháp quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ và miễn phí, lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với nhiều tính năng quản lý toàn diện và giao diện thân thiện, phần mềm này giúp doannghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc các yêu cầu và điều kiện cụ thể của mình trước khi lựa chọn sử dụng.
InventoryPlus
Cũng giống như ABC Inventory, InventoryPlus là một phần mềm quản lý kho offline miễn phí, được thiết kế dành riêng cho Windows, được phát triển bởi NCH Software. Tuy nhiên, phần mềm này có hỗ trợ tích hợp mã vạch, giúp quản lý hàng hóa nhanh chóng và chính xác.
Nên dùng phần mềm quản lý kho offline hay online?
Ưu điểm của phần mềm quản lý kho offline
- Không phụ thuộc vào kết nối Internet: Có thể sử dụng bất kỳ lúc nào, ngay cả khi không có kết nối mạng.
- Tốc độ và hiệu suất cao: Thường nhanh và ổn định hơn vì không phải tải dữ liệu qua mạng.
- Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ cục bộ, có thể được bảo mật tốt hơn nếu thiết bị và phần mềm được bảo vệ đúng cách.
Nhược điểm của phần mềm quản lý kho offline
- Cập nhật: Người dùng phải tự kiểm tra và cài đặt các bản cập nhật.
- Đồng bộ hóa dữ liệu: Khó khăn trong việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa nhiều thiết bị nếu không có kết nối Internet.
- Yêu cầu dung lượng lưu trữ: Cần dung lượng lưu trữ lớn hơn trên thiết bị cục bộ.
Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng mà bạn sẽ quyết định lựa chọn phần mềm quản lý kho offline hay online, miễn phí hay trả phí. DEHA Vietnam hi vọng với những thông tin đã chia sẻ trên đã có thể giúp bạn tìm hiểu được kỹ hơn về phần mềm quản lý kho, từ đó có những lựa chọn chính xác.
