Phần mềm quản lý kho tốt hơn sử dụng Excel như thế nào?

Quản lý kho không còn chỉ là việc đếm hàng và kiểm tra tồn kho bằng sổ sách. Các doanh nghiệp ngày nay cần một giải pháp hiện đại hóa quá trình quản lý kho hàng. Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp có khả năng đáp ứng mọi yêu cầu của bạn, từ theo dõi tồn kho đến tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Deha Việt Nam sẽ giúp bạn hình dung tính năng, điểm mạnh của phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp qua bài viết sau.

Vì sao nghiệp vụ quản lý kho là cần thiết?

Khái niệm “kho” thường đề cập đến nơi lưu trữ, bảo quản hàng hóa và vật liệu của các tổ chức, doanh nghiệp, cửa hàng siêu thị và nhiều đơn vị khác. Kho hàng thường xuyên thực hiện việc kiểm kê hàng tồn và quản lý các hoạt động nhập xuất hàng hóa, nhằm đảm bảo cung ứng sản phẩm và hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Kho có vai trò quan trọng liên quan trực tiếp đến việc tổ chức và bảo quản hàng hóa của các doanh nghiệp.

Ngoài việc đảm bảo cung ứng hàng hóa đúng thời hạn cho khách hàng, chức năng của quản lý kho hàng còn thể hiện qua nhiều khía cạnh quan trọng:

• Đảm bảo tính liên tục cho quy trình sản xuất và phân phối sản phẩm.
• Tiết kiệm chi phí vận chuyển, sản xuất và phân phối hàng hóa.
• Đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra một cách liên tục, tránh tình trạng thiếu hàng khi khách hàng cần mua sản phẩm.
• Kiểm soát số lượng sản phẩm nhập và xuất, cũng như hàng tồn kho, nhằm tránh lãng phí và mất mát hàng hóa.

Phần mềm quản lý kho là gì? Chức năng là gì?

Phần mềm quản lý kho là một công cụ quan trọng giúp tổ chức kiểm soát các hoạt động hàng ngày tại kho. Nó cho phép bạn nắm bắt thông tin về các lô hàng, sản phẩm đã nhập và xuất, tồn kho hiện tại, và thậm chí cả việc chuyển hàng giữa các kho. 

Sự hiệu quả trong việc kiểm soát và quản lý hàng tồn bằng phần mềm kho giúp đảm bảo rằng quá trình bán hàng diễn ra một cách liên tục và không gặp gián đoạn.

Phần mềm quản lý kho offline giúp tối ưu hóa quản lý số lượng hàng tồn, tối ưu hóa vị trí lưu trữ sản phẩm, và theo dõi tình trạng hàng hóa chi tiết. Bằng cách này, nó giúp giảm thiểu chi phí quản lý, giảm chi phí vận chuyển, tiết kiệm thời gian của nhân viên, và tránh mất mát hàng hóa không cần thiết.

Dùng phần mềm quản lý kho hàng hơn Excel ở điểm nào?

Excel và phần mềm quản lý kho đều có vai trò quan trọng trong quản lý hàng tồn, nhưng chúng có điểm mạnh và yếu riêng.

Excel dễ sử dụng và tùy chỉnh, thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với số lượng mặt hàng hạn chế. Tuy nhiên, Excel có thể dẫn đến lỗi khi nhập liệu và hạn chế khả năng theo dõi thời gian thực.

Phần mềm quản lý kho, mặc dù có thể phức tạp hơn để thiết lập, nhưng nó có khả năng quản lý hàng tồn ở quy mô lớn một cách hiệu quả hơn. Nó cung cấp tính năng theo dõi thời gian thực, tối ưu hóa vị trí lưu trữ, và giảm thiểu sai sót do con người.

Lựa chọn giữa Excel và phần mềm quản lý kho phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và cần mục tiêu gì. Đối với các doanh nghiệp lớn và phức tạp, phần mềm quản lý kho là giải pháp tối ưu để quản lý hàng hóa chuyên nghiệp và hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, Excel có thể đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn một cách cơ bản.

So sánh về chi phí

Khi xét về mặt chi phí, có sự khác biệt đáng kể giữa việc sử dụng Excel và phần mềm quản lý kho. Dưới đây là một sự so sánh chi tiết:

Excel

• Chi phí ban đầu: Người dùng cần mua bản quyền của Microsoft Office, có giá khoảng 11.499.000đ. Điều này là một chi phí đáng kể để trả trước khi có thể sử dụng Excel.
• Chi phí duy trì: Mua bản quyền Office chỉ giới hạn trong việc sử dụng Excel mà còn cả bộ ứng dụng văn phòng khác. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, người dùng có thể cần phải trả chi phí cập nhật phiên bản mới hoặc mua các tính năng bổ sung.
• Hạn chế miễn phí: Nếu không sử dụng bản quyền, bạn sẽ gặp hạn chế trong việc sử dụng Excel, và một số tính năng quan trọng có thể bị khóa. 

Phần mềm quản lý kho

• Chi phí ban đầu:Phần mềm quản lý kho hàng miễn phí hoàn toàn, không đòi hỏi chi phí ban đầu. 
• Chi phí duy trì: Người dùng không cần trả bất kỳ khoản phí nào để sử dụng phần mềm quản lý kho hàng miễn phí. Nó cung cấp những tính năng cơ bản quan trọng cho quản lý kho như thống kê số lượng tồn kho, nhập xuất hàng hóa theo thời gian, và phân tích sản phẩm bán chạy.
• Tiết kiệm chi phí: Phần mềm quản lý kho miễn phí giúp tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc mua bản quyền Excel và cung cấp các công cụ quản lý cơ bản đáng giá cho các doanh nghiệp nhỏ.

So sánh về tính bảo mật

Excel, mặc dù là một công cụ văn phòng mạnh mẽ, đòi hỏi người dùng phải sử dụng nó một cách thành thạo để quản lý số lượng hàng hóa lớn trong kho. Excel thường không đáp ứng được các yêu cầu bảo mật cao của nhiều doanh nghiệp. Các nhược điểm về tính bảo mật của Excel là điểm yếu tiềm ẩn nhiều rủi ro và sự không an toàn của dữ liệu.

Ngược lại, phần mềm quản lý kho khắc phục hoàn toàn những nhược điểm này. Nó đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát của dữ liệu, giúp người dùng quản lý tồn kho từ xa mà không cần phải đến trực tiếp kho hàng. Điều này giúp đáp ứng các yêu cầu bảo mật và an toàn của doanh nghiệp, đặc biệt là trong trường hợp cần theo dõi hàng hóa từ xa.

So sánh mức độ tinh gọn

Khi sử dụng Excel để quản lý kho, người dùng phải nhập dữ liệu từng số liệu vào bảng Excel bằng tay. Điều này có nguy cơ cao về sai sót và nhầm lẫn, đặc biệt khi quản lý nhiều mặt hàng hoặc lượng hàng hóa lớn.

Trong khi đó, phần mềm quản lý kho miễn phí giúp người dùng tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu. Bằng cách quét mã vạch, mọi thông tin về sản phẩm được tự động cập nhật vào hệ thống. Giao diện đơn giản và trực quan của phần mềm giúp người dùng tiết kiệm thời gian nhập liệu và đảm bảo tính chính xác cao hơn so với việc sử dụng Excel.

So sánh báo cáo

Quản lý kho bằng Excel tạo ra thách thức cho người quản lý khi họ phải dành nhiều thời gian và công sức để thực hiện thủ công các thao tác thống kê và cập nhật dữ liệu hàng ngày. 

Việc tạo báo cáo trong Excel đòi hỏi người dùng phải chọn các hàm và cột phù hợp để tạo biểu đồ hiển thị doanh thu hoặc số lượng hàng tồn. Sau đó, họ cần tốn thời gian để tùy chỉnh màu sắc và trình bày biểu đồ sao cho dễ đọc hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và công sức. Người dùng có thể truy cập vào phần “Báo cáo” và xem các biểu đồ và báo cáo số liệu chi tiết về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp một cách trực quan. Họ có thể dễ dàng tìm hiểu về các sản phẩm bằng cách biết được sản phẩm nào bán chạy nhất và mặt hàng nào nên đầu tư để tối ưu hóa lợi nhuận.

So sánh về tính cập nhật thông tin

Excel, mặc dù đơn giản để quản lý kho trên máy tính, lại không hỗ trợ cập nhật dữ liệu liên tục giữa các bộ phận. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng với công nghệ đám mây giúp người dùng nắm bắt thông tin ngay tức thì.

Ví dụ, khi hàng nhập về kho, người quản lý kho phải nhập số liệu vào file Excel và thông báo cho bộ phận bán hàng để cập nhật thông tin. Điều này có thể dẫn đến việc không cập nhật thông tin kịp thời trong quá trình bán hàng. 

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm quản lý kho, mọi sự thay đổi được thông báo tức thì và tất cả các bộ phận liên quan nhận được thông báo trên hệ thống, giúp tối ưu hóa quá trình cập nhật số liệu.

Sau khi hiểu rõ những chức năng quan trọng cần có, bạn hãy xem xét các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp có sẵn trên thị trường và so sánh chúng để tìm ra lựa chọn tốt nhất. Deha Việt Nam khuyên quý doanh nghiệp không nên chọn phần mềm quản lý kho dựa trên giá trị rẻ nhất mà hãy tập trung vào khả năng cung cấp những chức năng mà bạn thực sự cần. Điều này sẽ giúp bạn quản lý kho hàng một cách hiệu quả và nâng cao hiệu suất kinh doanh.

Xem thêm:

Quy trình quản lý hàng tồn kho mới nhất gồm những bước nào?