Tối đa hoá hiệu suất với hệ thống ERP cho doanh nghiệp sản xuất

Hiệu suất của doanh nghiệp sản xuất sẽ bị tác động bởi nhiều yếu tố như quy trình sản xuất, năng suất lao động, hiệu suất thiết bị…. Trong đó có những yếu tố sẽ được tối ưu hơn khi ứng dụng hệ thống ERP.

ERP giúp tối đa hoá hiệu suất như thế nào?

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) giúp tối ưu hóa năng suất cho doanh nghiệp sản xuất thông qua việc cải thiện hiệu quả vận hành, quản lý nguồn lực và nâng cao khả năng đáp ứng. Hãy cùng chúng tôi phân tích kỹ hơn những khía cạnh này!

Tự động hóa và tích hợp quy trình

ERP tự động hóa các tác vụ lặp lại và tích hợp các quy trình như sản xuất, quản lý kho, kế toán, bán hàng trên cùng một nền tảng. Điều này giúp:

• Giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công: Mọi thông tin được cập nhật và đồng bộ hóa theo thời gian thực.
• Tiết kiệm thời gian: Các bộ phận có thể phối hợp nhịp nhàng mà không cần trao đổi qua nhiều bước trung gian.

Khi nhận đơn hàng, hệ thống ERP tự động tạo yêu cầu nguyên vật liệu, cập nhật kế hoạch sản xuất và gửi thông báo đến kho vận.

Lập kế hoạch và điều phối sản xuất chính xác hơn

Hệ thống ERP hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất dựa trên dữ liệu thời gian thực và dự báo nhu cầu, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên liệu. Hệ thống còn tối ưu hóa lịch sản xuất, đảm bảo máy móc và nhân lực được sử dụng hiệu quả nhất.

Trên thực tế, phần mềm quản lý ERP có thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất ngay khi có thay đổi về đơn hàng hoặc nguyên vật liệu.

Quản lý tồn kho thông minh

ERP theo dõi và quản lý tồn kho theo thời gian thực, từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm. Đây là một khía cạnh tác động trực tiếp đến việc nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp sản xuất nhờ vào việc:

• Giảm chi phí tồn kho: Tối ưu hóa lượng tồn kho ở mức hợp lý.
• Đáp ứng nhanh: Đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng cho sản xuất và giao hàng đúng hạn.

Hệ thống ERP có khả năng gửi cảnh báo khi lượng tồn kho giảm dưới mức tối thiểu hoặc khi hàng hóa tồn kho lâu ngày.

Nâng cao hiệu suất thiết bị và quản lý bảo trì

ERP tích hợp với hệ thống quản lý bảo trì giúp:

• Lên lịch bảo trì định kỳ: Tránh hỏng hóc đột xuất làm gián đoạn sản xuất.
• Theo dõi hiệu suất thiết bị: Đảm bảo máy móc luôn vận hành ở mức tối ưu.

Nhà máy sản xuất khi sử dụng ERP có thể dự đoán máy móc nào cần bảo trì dựa trên dữ liệu vận hành, đây được xem là một bước tiến lớn trong việc bảo trì hệ thống máy móc.

Cải thiện chất lượng sản phẩm

ERP giám sát chất lượng sản phẩm trong từng công đoạn sản xuất, điều này hỗ trợ:

• Phát hiện lỗi sớm: Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi và tiết kiệm chi phí sửa chữa.
• Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng: Lưu trữ và phân tích dữ liệu chất lượng để cải tiến sản phẩm.

Phần mềm quản lý sản xuất ERP ghi nhận mọi dữ liệu về nhiệt độ, áp suất hoặc thông số kỹ thuật trong quá trình sản xuất, giúp theo dõi nguyên nhân khi xảy ra lỗi.

Nâng cao năng suất lao động

Rất nhiều hệ thống ERP có thiết kế giao diện đơn giản, dễ sử dụng và giảm bớt khối lượng công việc thủ công cho nhân viên, điều này mang lại rất nhiều lợi ích như:

• Tăng hiệu quả công việc: Nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ giá trị cao hơn.
• Đảm bảo thông tin rõ ràng: Dữ liệu minh bạch giúp các bộ phận phối hợp nhanh chóng.

Nhân viên sản xuất có thể truy cập kế hoạch công việc trực tiếp từ hệ thống ERP thay vì đợi thông báo từ quản lý.

Báo cáo và phân tích theo thời gian thực

ERP cung cấp báo cáo trực quan và dữ liệu phân tích thời gian thực, giúp nhà quản lý:

• Đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
• Dự báo chính xác: Phân tích dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu và tối ưu hóa kế hoạch.

Báo cáo từ ERP có thể giúp xác định sản phẩm nào đang tiêu tốn quá nhiều chi phí sản xuất.

Tăng khả năng đáp ứng với thị trường

ERP giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trước các biến động về nhu cầu hoặc nguồn cung, nhờ việc hỗ trợ:

• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Liên kết chặt chẽ với nhà cung cấp và khách hàng.
• Điều chỉnh sản xuất linh hoạt: Thay đổi nhanh kế hoạch khi có yêu cầu từ thị trường.

Khi có đơn hàng gấp, ERP sẽ đưa ra các báo cáo liên quan, hỗ trợ quyết định trong việc ưu tiên sản xuất và phân bổ nguồn lực.

Tăng cường quản lý chi phí

Khía cạnh cuối cùng chứng minh phần mềm ERP giúp tối ưu hoá năng suất là khả năng cung cấp cái nhìn toàn diện về chi phí trong toàn bộ chuỗi giá trị thông qua 2 hoạt động:

• Phát hiện và giảm thiểu lãng phí.
• Tối ưu hóa ngân sách sản xuất: Đảm bảo mỗi đồng chi tiêu mang lại giá trị cao nhất.

ERP theo dõi chi phí nguyên vật liệu, vận hành và bảo trì, giúp giảm chi phí không cần thiết.

Như vậy, ERP giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa năng suất bằng cách hợp lý hóa quy trình, cải thiện quản lý nguồn lực và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Đây là một giải pháp đặc biệt quan trọng giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh và phát triển bền vững.

Những thành phần chính của một hệ thống ERP

Trải qua quá trình phát triển sản phẩm, tư vấn và triển khai giải pháp cho khách hàng, chúng tôi đã đưa ra được những module phù hợp với doanh nghiệp sản xuất thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy nên chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn những thành phần chúng tôi đang triển khai cho những doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam. Hi vọng nó sẽ thực sự hữu ích và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Một hệ thống ERP do DEHA Digital Solutions thiết kế sẽ có 8 thành phần cơ bản, tương đương với 8 Module. Tuỳ theo nhu cầu quản lý và khả năng đầu tư ở hiện tại mà bạn có thể triển khai cả 8 Module này hoặc lựa chọn một (vài) Module.

• Module quản lý sản xuất: Thiết lập kế hoạch sản xuất, tạo lệnh, giám sát quá trình, kiểm soát chi phí, tính giá thành và lên lịch biểu cho máy móc và tổ đội sản xuất.
• Module quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng trong cả 3 khâu: IQC, PQC, OPC. Phân loại, quản lý lỗi, gửi thông báo đến các bên liên quan.
• Module quản lý bán hàng: Quản lý thông tin khách hàng, doanh số, đơn hàng, quản lý Marketing, tương tác với khách hàng, cung cấp các báo cáo và phân tích chuyên sâu.
• Module quản lý vận chuyển: Quản lý các thông tin của đơn hàng, lên kế hoạch vận chuyển, theo dõi tiến trình vận chuyển, quản lý phương tiện vận chuyển của doanh nghiệp
• Module quản lý kho hàng: Quản lý tình hình tồn kho, thiết lập tồn kho tối đa/tối thiểu, hỗ trợ 2 phương thức nhập xuất: FIFO, LIFO, quản lý nguyên vật liệu theo lô và vị trí.
• Module quản lý mua hàng: Quản lý thông tin nhà cung cấp, đơn đặt hàng, kiểm tra và xác nhận giao hàng, lập kế hoạch mua hàng và báo cáo, phân tích mua hàng.
• Module tài chính – kế toán: Tiếp nhận dữ liệu từ các phân hệ trong ERP, thống kê dữ liệu về xuất, nhập, tồn của kho, hạch toán giá vốn, theo dõi doanh thu, cảnh báo công nợ.
• Module hành chính nhân sự: Quản lý thông tin nhân sự, hỗ trợ đa dạng và linh hoạt việc quản lý, đánh giá nhân sự, quản lý đào tạo, quản lý tuyển dụng.

8 thành phần này đã được nghiên cứu để phát triển các tính năng đảm bảo có thể quản lý toàn diện các nguồn lực của doanh nghiệp. Để tìm hiểu kỹ hơn các thành phần này bao gồm những chức năng cụ thể, demo giao diện, bạn có thể tìm đọc nội dung Giới thiệu về giải pháp DEHA:ERP.

Các thành phần chính của một hệ thống ERP gần như không đổi dù các đơn vị cung cấp khác nhau, có chăng chỉ khác về cách gọi. Và dù có được triển khai bằng các hình thức khác thì cơ bản vẫn có những thành phần như vậy.

Có nhiều hình thức triển khai một hệ thống ERP, tuy nhiên có 2 hình thức phổ biến hiện nay đó là dựa trên đám mây (Cloud-based ERP) và tại chỗ (On-premise ERP). Sự khác biệt giữa hai hình thức ERP này là gì? Nên lựa chọn loại nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay nhé!

Nên sử dụng Cloud ERP hay On-premise ERP?

Hiểu về Cloud ERP

Đặc điểm

• Đây là hình thức triển khai phần mềm ERP dựa trên đám mây, nghĩa là dữ liệu và phần mềm được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ và truy cập qua internet.
• Chi phí ban đầu thấp: Doanh nghiệp chỉ cần trả phí định kỳ (subscription) thay vì đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng.
• Cập nhật tự động: Nhà cung cấp chịu trách nhiệm duy trì và cập nhật hệ thống.
• Khả năng mở rộng cao: Dễ dàng thêm người dùng, chức năng hoặc mở rộng quy mô mà không cần thay đổi cơ sở hạ tầng.
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Người dùng chỉ cần kết nối internet để sử dụng hệ thống.

Ưu điểm

• Tính linh hoạt cao: Hỗ trợ làm việc từ xa và phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.
• Không cần đầu tư hạ tầng IT lớn: Nhà cung cấp đảm nhận việc vận hành và bảo trì hệ thống.
• Thời gian triển khai nhanh chóng: Triển khai thường chỉ mất vài tuần hoặc vài tháng.
• Cải tiến và bảo mật liên tục: Nhà cung cấp đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật và bảo mật.

Nhược điểm

• Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp phải phụ thuộc vào bên thứ ba về dịch vụ, bảo mật và tính sẵn sàng của hệ thống.
• Yêu cầu kết nối internet ổn định: Sẽ bị gián đoạn nếu mất internet.
• Chi phí dài hạn cao hơn: Các khoản phí định kỳ có thể tăng chi phí tổng thể theo thời gian.

Doanh nghiệp phù hợp

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME): Với chi phí ban đầu thấp và không cần đội ngũ IT lớn.
• Doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng nhanh: Cần tính linh hoạt và khả năng mở rộng dễ dàng.
• Doanh nghiệp với đội ngũ làm việc từ xa hoặc có nhiều chi nhánh: Nhân viên có thể truy cập hệ thống ở bất kỳ đâu.

Hiểu về On-premise ERP

Đặc điểm

• Đây là hình thức triển khai phần mềm ERP tại chỗ, nghĩa là phần mềm và dữ liệu được cài đặt và lưu trữ trên máy chủ của doanh nghiệp.
• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Bao gồm chi phí phần mềm, phần cứng và cơ sở hạ tầng IT.
• Kiểm soát hoàn toàn: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát dữ liệu và hệ thống.
• Bảo trì và nâng cấp thủ công: Doanh nghiệp cần đội ngũ IT để duy trì và cập nhật hệ thống.

Ưu điểm

• Bảo mật dữ liệu cao: Dữ liệu được lưu trữ cục bộ, giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin qua internet.
• Không phụ thuộc vào kết nối internet: Hoạt động ổn định ngay cả khi không có internet.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Nhược điểm

• Chi phí đầu tư và bảo trì cao: Yêu cầu chi phí lớn ban đầu và đội ngũ IT chuyên trách để quản lý.
• Thời gian triển khai lâu hơn: Có thể mất vài tháng đến vài năm để triển khai đầy đủ.
• Khả năng mở rộng hạn chế: Việc thêm chức năng hoặc mở rộng quy mô yêu cầu thay đổi cơ sở hạ tầng.

Doanh nghiệp phù hợp

• Doanh nghiệp lớn: Có đủ nguồn lực tài chính và đội ngũ IT để triển khai và bảo trì hệ thống.
• Doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt: Như ngân hàng, tài chính, hoặc tổ chức chính phủ.
• Doanh nghiệp có quy trình phức tạp và đặc thù: Cần tùy chỉnh hệ thống ERP theo nhu cầu riêng.

So sánh tổng hợp

Ngoài 2 hình thức triển khai này, chúng ta còn có Hybrid ERP, là sự kết hợp của cả 2 hình thức Cloud ERP và On-premise ERP. Dù là hình thức triển khai nào thì đều có ưu và nhược điểm riêng. Việc hiểu rõ từng hình thức triển khai giúp doanh nghiệp có cơ sở để lựa chọn phương án phù hợp nhất.

Hệ thống ERP chỉ có thể tối ưu hoá hiệu suất cho doanh nghiệp khi được thiết kế đúng nhu cầu, đúng hiện trạng và phù hợp với khả năng tài chính. Vậy nên ngay bây giờ, mỗi nhà quản lý hãy chủ động tìm hiểu về thực trạng vận hành, quản lý của doanh nghiệp để có thể đặt ra những bài toán cụ thể, đầy đủ cho những đối tác triển khai ERP của mình trong tương lai.