Khoản phải thu là nguồn sống, đảm bảo dòng tiền vào liên tục, trong khi khoản phải trả giúp duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp và tối ưu hóa dòng tiền ra. Bất kỳ sự chậm trễ hay sai sót nào trong quản lý hai yếu tố này đều có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng đến sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Liệu doanh nghiệp có muốn chấm dứt nỗi lo về dòng tiền và tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài chính? Hãy cùng DEHA khám phá giải pháp kế toán ERP mang đến sự đột phá cho mảng tài chính – kế toán của doanh nghiệp!
Tầm quan trọng của ERP trong việc quản lý tài chính, kế toán
Khi xem xét tầm quan trọng của hệ thống ERP đối với kế toán tài chính các nhà quản trị cần chú trọng vào hai lĩnh vực rộng lớn đó là tự động hóa và phân tích. ERP không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ các tác vụ kế toán thông thường như đối chiếu hóa đơn, tính toán ghi nhận doanh thu và đối chiếu tài khoản. Ngày nay với sự hỗ trợ của AI và học máy, ERP còn mang đến khả năng tự động hóa mạnh mẽ, giảm bớt áp lực thời gian cho bộ phận tài chính, kế toán giúp họ tập trung vào những hoạt động mang tính chiến lược hơn như phân tích, lập kế hoạch và dự báo.
ERP cung cấp dữ liệu và công cụ cần thiết để các nhóm tài chính và kế toán thực hiện các hoạt động phân tích và lập kế hoạch một cách hiệu quả, đồng thời chia sẻ kết quả theo những cách có ý nghĩa và mang tính hành động. Ví dụ, hệ thống ERP có thể giúp tổ chức thông tin về khách hàng, số tiền họ nợ và tần suất họ mua hàng. Nó có thể tích hợp với các hệ thống bán hàng và chuỗi cung ứng để quản lý hoạt động một cách thông minh. ERP cũng giúp các nhóm tài chính và trên toàn công ty thực hiện dự báo và lập ngân sách dựa trên thông tin cập nhật nhất. Nhìn chung, hệ thống ERP giúp các nhóm kế toán và tài chính quản lý tổ chức của họ hiệu quả hơn nhiều so với việc chỉ đơn thuần xử lý dữ liệu trên bảng tính.
Cách hệ thống ERP tối ưu hóa nghiệp vụ phải thu, phải trả
Các quy trình thủ công truyền thống thường gây ra nhiều thách thức như sai sót, chậm trễ và thiếu minh bạch. Để giải quyết vấn đề này, hệ thống ERP đã trở thành một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các nghiệp vụ này một cách hiệu quả.
Tối ưu hóa nghiệp vụ phải thu với giải pháp kế toán ERP
ERP giúp tối ưu hóa nghiệp vụ phải thu thông qua việc tự động hóa các tác vụ như tạo và gửi hóa đơn, theo dõi và quản lý các khoản nợ, gửi nhắc nhở thanh toán và ghi nhận thanh toán. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời cải thiện dòng tiền và giảm nợ xấu. Bên cạnh đó, ERP còn cung cấp khả năng hiển thị tài chính theo thời gian thực và báo cáo về các KPI như số ngày bán hàng chưa thu tiền (DSO), giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt về quản lý tín dụng và dòng tiền.
Tối ưu hóa nghiệp vụ phải trả với giải pháp kế toán ERP
Tương tự, ERP cũng giúp tối ưu hóa nghiệp vụ phải trả bằng cách tự động hóa các tác vụ như nhập và xử lý hóa đơn, đối chiếu hóa đơn và đơn đặt hàng, lập kế hoạch thanh toán và theo dõi các khoản nợ phải trả. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu chi phí và tránh thanh toán trễ, đồng thời tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp. Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ các chiến lược như chiết khấu động, sử dụng AI để xác định thời điểm thanh toán sớm để nhận chiết khấu mà không gây rủi ro thiếu hụt tiền mặt. Việc tối ưu hóa số ngày thanh toán trung bình (DPO) cũng giúp doanh nghiệp giữ tiền mặt lâu hơn, cải thiện khả năng quản lý dòng tiền.
Lợi ích của hệ thống kế toán ERP với doanh nghiệp sản xuất
Trang bị hệ thống kế toán ERP mang đến cho doanh nghiệp sản xuất nhiều lợi ích lớn về mặt tài chính, kế toán. Hãy cùng DEHA điểm qua 5 lợi ích mà hệ thống kế toán ERP tạo nên cho doanh nghiệp sản xuất.
Tối ưu hoá quy trình kinh doanh, sản xuất
Phần mềm ERP tích hợp mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất vào một hệ thống duy nhất. Từ kế toán, mua nguyên vật liệu cho đến bán hàng, tất cả đều được kết nối chặt chẽ. Dữ liệu truyền tải nhanh chóng giữa các bộ phận, giúp loại bỏ tình trạng làm việc riêng lẻ và trùng lặp thông tin.
Ví dụ: Thay vì nhập tay hóa đơn, ERP tự động đồng bộ dữ liệu từ nhà cung cấp sang kế toán. Điều này không chỉ giảm lỗi mà còn giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng như lập chiến lược phát triển, thay vì mất thời gian xử lý công việc thủ công.
Cung cấp thông tin tài chính toàn diện
Một trong những điểm mạnh của ERP là khả năng tổng hợp dữ liệu tài chính. Nó kết nối khoản phải trả, khoản phải thu với các hoạt động khác như bán hàng hay sản xuất. Nhờ đó, lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính doanh nghiệp.
Báo cáo thời gian thực từ ERP giúp lập ngân sách, dự báo dòng tiền và đưa ra quyết định chính xác. Ví dụ, nhà quản lý có thể biết ngay nhà cung cấp nào cần thanh toán gấp hoặc khách hàng nào chậm trả nợ, từ đó điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, sản xuất kịp thời.
Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp
ERP không chỉ giúp nội bộ mà còn cải thiện quan hệ với nhà cung cấp và đối tác. Quy trình gửi hóa đơn, thanh toán và trao đổi thông tin được tự động hóa, minh bạch và chính xác.
Khi nhà cung cấp nhận thanh toán đúng hạn, họ sẽ tin tưởng doanh nghiệp hơn. Điều này củng cố chuỗi cung ứng và tạo nền tảng cho hợp tác lâu dài. ERP đám mây còn cho phép chia sẻ dữ liệu tức thì, giúp đôi bên phối hợp tốt hơn.
Hỗ trợ kiểm toán chính xác, nhanh chóng
Kiểm toán thường là nỗi lo của nhiều doanh nghiệp vì cần dữ liệu đầy đủ và chính xác. ERP giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ mọi giao dịch rõ ràng, từ hóa đơn đến thanh toán.
Khi cần kiểm tra, doanh nghiệp chỉ cần truy xuất báo cáo từ hệ thống mà không phải lục tìm giấy tờ. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính, dù là kiểm toán nội bộ hay bên ngoài.
Tiết kiệm chi phí sản xuất
ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể thông qua việc tối ưu hóa quản lý tài chính, đặc biệt trong các lĩnh vực như quản lý hàng tồn kho, sản xuất và mua sắm.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống kế toán ERP?
- Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn: Với số lượng giao dịch lớn, nhiều phòng ban và quy trình phức tạp, ERP giúp tích hợp dữ liệu, quản lý tập trung và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh: Khi mở rộng hoạt động, ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các quy trình, quản lý nguồn lực và đáp ứng nhu cầu phát triển.
- Doanh nghiệp sản xuất: Với các quy trình sản xuất phức tạp, ERP giúp quản lý tồn kho, lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ và tối ưu hóa chi phí.
- Doanh nghiệp bán lẻ: ERP giúp quản lý chuỗi cung ứng, theo dõi doanh số, quản lý kho hàng và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
- Doanh nghiệp có quy trình kinh doanh cần tự động hóa: Những doanh nghiệp có nhiều quy trình lặp đi lặp lại ERP sẽ giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian.
Để tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống kế toán ERP doanh nghiệp hãy tham khảo thêm ở bài viết: Nên sử dụng phần mềm kế toán ERP hay phần mềm kế toán thường?
Phần mềm ERP đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, đặc biệt là khoản phải trả và khoản phải thu, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Nó không chỉ tối ưu hóa quy trình, giảm sai sót mà còn cung cấp thông tin chi tiết để ra quyết định sáng suốt, giống như chiếc bản đồ dẫn lối qua mê cung kinh doanh phức tạp. Để tận dụng tối đa lợi ích này, doanh nghiệp cần một giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu cụ thể.
