ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn được đặt lên bàn cân với lợi ích nó mang lại và chi phí để đầu tư. Với sự nhanh nhạy và óc quản lý sáng suốt, nhiều nhà quản lý doanh nghiệp SMEs đã nhận thấy ERP thực sự cần để giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, nâng cao hiệu suất. Việc chọn ERP doanh nghiệp nào cho phù hợp với quy mô vừa và nhỏ cũng là vấn đề nhận được sự quan tâm.
Triển khai ERP doanh nghiệp: Câu hỏi đầu tiên là tiền đâu?
Theo một khảo sát của Cục phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư năm 2022, có đến 43,3% doanh nghiệp có dự toán ngân sách đầu tư cho Chuyển đổi số (ví dụ như phát triển hệ thống ERP), nhưng không đáp ứng đủ nhu cầu thực tế. Đáng lo ngại có tới 20% doanh nghiệp hoàn toàn không có dự toán ngân sách đầu tư cho Chuyển đổi số.
Trên thực tế việc thiếu ngân sách dành cho Chuyển đổi số cũng là thách thức phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là SMEs.
Việc hiểu rõ lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản lý lật ngược lại tư duy “Triển khai ERP là tốn kém” thành “Triển khai ERP là một khoản đầu tư sinh lời”. Nhờ vậy mà doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc xây dựng một chiến lược IT có sự chuẩn bị về cả ngân sách và lộ trình triển khai. Có như vậy thì dù là doanh nghiệp nhỏ đến mấy thì vấn đề “tiền đâu” cũng sẽ được giải quyết vì nó đã được lên kế hoạch một cách có chiến lược ngay từ đầu.
Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Trong kỷ nguyên kỹ thuật số, nơi dữ liệu thúc đẩy các quyết định thì hệ thống ERP đã trở thành giải pháp cần thiết, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. ERP có khả năng tự động hóa hóa các hoạt động quản lý, giảm chi phí và giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường.
Hệ thống ERP doanh nghiệp làm được những điều trên nhờ vào việc cung cấp và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, cải thiện việc quản lý tài nguyên và nâng cao khả năng quản lý hoạt động tổng thể. Điều này làm cho chúng trở thành một công cụ mạnh mẽ cho các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô và cạnh tranh với những đối thủ lớn hơn trên thị trường. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ có khát khao điều này không?
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc áp dụng một hệ thống quản lý không chỉ là bắt kịp xu hướng công nghệ, mà đó còn là một bước đi chiến lược hướng tới tăng trưởng bền vững và tăng khả năng cạnh tranh.
Hệ thống ERP có thể là bàn đạp chuyển đổi một doanh nghiệp nhỏ từ trạng thái đang gặp khó khăn với các hoạt động hàng ngày thành một tổ chức chủ động, quyết định dựa trên dữ liệu, sẵn sàng phát triển và thành công.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP không chỉ hợp lý hóa quy trình kinh doanh mà còn nâng cao đáng kể lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này được thể hiện rõ nét thông qua 2 ý chính sau:
Tăng cường hiệu quả và năng suất với hệ thống ERP
Phần mềm ERP đóng góp đáng kể vào hiệu quả và năng suất của các doanh nghiệp nhỏ. Bằng cách tích hợp các chức năng quản lý khác nhau vào một hệ thống thống duy nhất, giúp loại bỏ các quy trình dư thừa và giảm khả năng xảy ra lỗi.
Sự tích hợp này đảm bảo thông tin được truyền tải liền mạch, thông suốt giữa các phòng ban, từ kế toán và bán hàng đến kho hàng và dịch vụ khách hàng.
Ví dụ: Đơn đặt hàng sẽ được tự động cập nhật, hệ thống sẽ hiển thị mức tồn kho và thông báo cho bộ phận mua sắm, hợp lý hóa hoạt động và giảm thời gian phản hồi. Ngoài ra, việc tự động hóa các công việc thường ngày giúp nhân viên có thêm thời gian để thực hiện các hoạt động có giá trị gia tăng hơn, từ đó nâng cao năng suất tổng thể.
Hỗ trợ ra quyết định sáng suốt
Một trong những ưu điểm mạnh mẽ nhất của hệ thống ERP là khả năng phân tích dữ liệu để hỗ trợ đưa ra quyết định sáng suốt. Hệ thống ERP thu thập lượng dữ liệu khổng lồ từ các hoạt động quản lý khác nhau, cung cấp cho chủ doanh nghiệp những hiểu biết sâu sắc và toàn diện quý giá. Dữ liệu này có thể được sử dụng để xác định xu hướng, dự báo nhu cầu và đưa ra quyết định chiến lược về kinh doanh, tiếp thị và phát triển sản phẩm.
Ví dụ: một doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng phân tích dữ liệu dựa trên ERP để hiểu hành vi mua hàng của khách hàng, giúp hình thành chiến lược tiếp thị và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Khía cạnh này của hệ thống ERP trao quyền cho các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì trực giác, tạo sân chơi bình đẳng với các đối thủ lớn hơn, những doanh nghiệp vốn đã có nhiều nguồn lực hơn để thực hiện công việc phân tích dữ liệu.
Để hiểu thêm về những lợi ích của hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn có thể đọc bài viết ERP cho doanh nghiệp sản xuất SME: 05 lợi ích mà chúng tôi đã dày công nghiên cứu và biên soạn.
ERP có phải chỉ dành cho doanh nghiệp lớn?
Ngày nay, ERP đã phát triển đến mức phù hợp với tất cả các quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh và có nhiều mức đầu tư khác nhau để linh hoạt lựa chọn. Đã qua cái thời ERP chỉ dành cho doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp mạnh về tài chính.
Với sự ra đời của các giải pháp dựa trên đám mây (Cloud ERP) và tính chất Mô-đun của hệ thống ERP hiện đại, những công cụ mạnh mẽ này đã trở nên dễ tiếp cận và giá cả phải chăng cho các doanh nghiệp nhỏ. Đặc biệt, các hệ thống dựa trên đám mây có chi phí trả trước thấp hơn và mang lại sự linh hoạt phù hợp với bản chất năng động của các doanh nghiệp nhỏ.
Hơn nữa, nhiều nhà cung cấp hiện nay phục vụ đặc biệt cho thị trường doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp các giải pháp ERP tùy chỉnh phù hợp, đáp ứng nhu cầu riêng của các hoạt động nhỏ hơn mà không gây phức tạp hoặc chi phí nhiều như các tổ chức lớn.
Chọn giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Cũng theo một khảo sát của Cục phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư năm 2022, 48.8% doanh nghiệp đã từng sử dụng một số giải pháp chuyển đổi số nhưng hiện tại không còn sử dụng. Tại sao lại không còn sử dụng?
- Giải pháp chuyển đổi số không phù hợp
- Chưa xác định được mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số đúng đắn
- Thiếu nhân sự phục vụ chuyển đổi số cả về lượng và chất
Đây là 3 trong nhiều nguyên nhân dẫn đến thất bại khi triển khai bất kỳ một hệ thống quản lý nào. Ngay bây giờ, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách để lựa chọn giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đánh giá nhu cầu cụ thể
Trước khi bắt đầu tìm kiếm hệ thống ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ các nhu cầu cụ thể của mình. Đây là bước quan trọng, đặt nền tảng để doanh nghiệp có thể lựa chọn được một giải pháp ERP phù hợp và triển khai thành công.
Để thực hiện tốt phần đánh giá này, doanh nghiệp cần đảm bảo sự tham gia của các đại diện phòng ban. Những hoạt động chính cần làm sẽ liên quan đến: Xác định quy trình kinh doanh quan trọng; liệt kê các quy trình như quản lý kho, kế toán, bán hàng, sản xuất… cần tích hợp trong hệ thống quản lý ERP.
Sau đó, đại diện của từng bộ phận, phòng ban sẽ xác định vấn đề hiện tại, góp phần trả lời cho câu hỏi “Doanh nghiệp đang gặp phải những khó khăn nào? Và hệ thống ERP có thể giải quyết như thế nào?”.
Khả năng mở rộng
Doanh nghiệp cần lựa chọn một hệ thống ERP có khả năng phát triển cùng với doanh nghiệp. Khả năng mở rộng sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích như:
- Hệ thống ERP có thể thêm người dùng, mô-đun, hoặc tích hợp với các công nghệ mới.
- Hệ thống có thể kết nối với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng, thì hệ thống sẽ hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh hoặc quốc gia một cách dễ dàng.
Chọn đối tác công nghệ ERP
Việc chọn đúng đối tác triển khai ERP quyết định lớn đến sự thành công của dự án. Để lựa chọn được đơn vị triển khai ERP đáng tin cậy, có thể dựa trên 3 khía cạnh sau:
- Kinh nghiệm của đối tác: Nên lựa chọn đối tác có kinh nghiệm triển khai ERP cho các công ty trong cùng ngành, đặc biệt là những doanh nghiệp chuyên triển khai ERP cho doanh nghiệp SMEs. Những nhà cung cấp này sẽ có cái nhìn chuyên sâu về quy trình vận hành, đặc điểm trong quản lý, những vấn đề thường gặp trong lĩnh vực của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ sau triển khai: Nên lựa chọn những doanh nghiệp triển khai ERP có cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp, bài bản và tận tâm.
- Đánh giá từ khách hàng của đối tác: Có thể tham khảo đánh giá từ các doanh nghiệp đã làm việc với đối tác để có thêm nhiều cơ sở lựa chọn khách quan.
Xem xét hiệu quả chi phí
Khi lựa chọn ERP, nhà quản lý không chỉ cần xem xét khoản đầu tư ban đầu mà còn cả chi phí dài hạn liên quan đến hệ thống, bao gồm bảo trì và nâng cấp. Các hạng mục chi phí mà nhà quản lý cần xem xét bao gồm:
- Chi phí đầu tư ban đầu: Bao gồm chi phí phần mềm, phần cứng và triển khai.
- Chi phí duy trì: Tính đến phí bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ.
- Hiệu quả đầu tư (ROI): Hệ thống ERP có mang lại giá trị thực tế lớn hơn chi phí bỏ ra không?
Dễ sử dụng
Nhà quản lý nên lựa chọn một hệ thống ERP dễ dàng sử dụng cho đa số nhân sự của doanh nghiệp. Vậy thế nào là một hệ thống quản lý ERP dễ sử dụng?
- Giao diện đơn giản: Giao diện trực quan giúp nhân viên dễ dàng sử dụng.
- Thời gian đào tạo: Hệ thống càng dễ hiểu thì thời gian đào tạo càng ngắn, tiết kiệm chi phí.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp có đội ngũ quốc tế.
Với những doanh nghiệp sản xuất có sự đa dạng về trình độ nhân sự thì việc lựa chọn hệ thống ERP thân thiện, dễ sử dụng lại càng quan trọng hơn để đi đến thành công trên hành trình chuyển đổi số.
Khả năng tùy chỉnh
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có những yêu cầu đặc thù, không theo một tiêu chuẩn chung, vì vậy khả năng tùy chỉnh là yếu tố quan trọng:
- Tùy chỉnh theo ngành nghề: Đảm bảo hệ thống ERP có thể được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
- Tích hợp dễ dàng: Hỗ trợ doanh nghiệp kết nối ERP với các công cụ hoặc thiết bị hiện có.
- Cập nhật linh hoạt: Hệ thống có thể dễ dàng nâng cấp hoặc thay đổi theo yêu cầu mới.
Bằng cách làm rõ 6 tiêu chí trên, doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có thể tìm được một giải pháp ERP phù hợp, hỗ trợ tốt nhất cho sự phát triển lâu dài.
Cùng DEHA:ERP vững bước tiến vào kỷ nguyên 4.0
DEHA:ERP là một giải pháp ERP được thiết kế và tuỳ chỉnh theo nhu cầu thực tế. Đây là lựa chọn đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ thuộc nhiều lĩnh vực như cơ khí, chế tạo máy, điện tử và linh kiện điện tử, bao bì, đúc nhựa, cao su…
DEHA:ERP được thiết kế với 8 phân hệ, bao quát toàn bộ hoạt động lý của doanh nghiệp. Điểm đặc biệt là các phân hệ có tính liên kết chặt chẽ, kế thừa dữ liệu nhưng cũng có thể triển khai linh hoạt và độc lập từng phân hệ nhỏ để phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Để nhận được tư vấn từ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!
Cùng DEHA:ERP vững bước tiến vào kỷ nguyên 4.0!
