Tồn kho – hai từ đơn giản nhưng lại chứa đựng bao nhiêu băn khoăn và thách thức cho các doanh nghiệp. Tồn đọng quá nhiều hàng hóa trong kho không chỉ tốn kém về mặt tài chính mà còn làm giảm hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Đối mặt với tình hình này, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng nhiều phương pháp để tối ưu hóa quá trình quản lý nhưng không phải tất cả đều mang lại hiệu quả mong đợi.
Vậy phương pháp nào thực sự hiệu quả? Qua bài viết này, Deha Việt Nam sẽ cung cấp cho bạn top các giải pháp quản lý hàng tồn kho đang được ưa chuộng và hiệu quả nhất từ các doanh nghiệp lớn.
Khái niệm về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho được xem như một phần của tài sản ngắn hạn và đóng vai trò như một khoản tài sản dành để bán hoặc sử dụng trong tương lai. Chúng thường chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tài sản của một doanh nghiệp và đóng một vai trò cần thiết trong việc duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh.
Dựa vào tính chất và công năng, hàng tồn kho thường được chia thành bốn loại chính:
Nguyên liệu cơ bản
Đây là các loại nguyên liệu chuẩn bị cho việc sản xuất, hoặc có thể được bán đi. Các nguyên liệu này cũng có thể đang được vận chuyển hoặc đã được gửi để tái chế.
Sản phẩm dở dang
Đây là những sản phẩm đã trải qua một số bước trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện. Chúng có thể được lưu trữ trong kho để chờ hoàn thiện hoặc bán đi.
Sản phẩm hoàn thiện
Những mặt hàng này đã hoàn tất mọi giai đoạn sản xuất và sẵn sàng để được bán ra thị trường.
Vật tư phụ
Các vật liệu này hỗ trợ cho việc sản xuất nhưng không trở thành một phần cố định của sản phẩm cuối cùng. Ví dụ như nhiên liệu, thùng carton, và bao bì.
Như vậy, hàng tồn kho gồm các sản phẩm và mặt hàng mà doanh nghiệp dự định bán hoặc sử dụng. Chúng chiếm một vị trí trọng tâm trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Top các phương pháp quản lý hàng tồn kho tốt nhất
Có bao giờ bạn thắc mắc có bao nhiêu phương pháp quản lý hàng tồn kho? Thật ra là có rất nhiều nhưng chỉ có một số ít phương pháp được xem là có tính hiệu quả cao, phù hợp với mọi doanh nghiệp. Dưới đây là 8 chiến lược quản lý hàng tồn kho mà nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng thành công:
Thiết lập mức tồn kho tối thiểu
Thiết lập mức tồn kho tối thiểu đóng một vai trò trung tâm trong việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Mức này không chỉ giúp đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, mà còn giúp tránh lãng phí từ việc giữ quá nhiều hàng trong kho.
Trước hết, bạn cần hiểu rằng không có một công thức cố định cho việc xác định mức tồn kho tối thiểu. Mỗi sản phẩm sẽ có một mức tồn kho tối thiểu riêng, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tốc độ bán hàng, chu kỳ nhập hàng, thời gian giao hàng của nhà cung cấp và rủi ro về sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng.
Khi tiến hành xác định mức này, một trong những bước đầu tiên là phân tích lịch sử bán hàng của sản phẩm. Xem xét tỉ lệ bán hàng hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để xác định mức tồn kho trung bình mà bạn cần duy trì. Đồng thời, xem xét chu kỳ giao hàng của nhà cung cấp – nếu nhà cung cấp mất một tuần để giao hàng, bạn cần duy trì một lượng hàng đủ cho ít nhất một tuần.
Hệ thống cảnh báo
Quản lý hàng tồn kho là một nghệ thuật và khoa học. Để đảm bảo hiệu suất và tính hiệu quả, việc sử dụng một hệ thống cảnh báo là điều không thể thiếu. Một hệ thống cảnh báo hiệu quả sẽ đảm bảo rằng mức tồn kho tối thiểu luôn được cập nhật và xem xét cẩn thận, phản ánh chính xác tình hình thực tế của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
Trong mỗi kho chứa hàng, việc xác định mức tồn kho tối thiểu cho mỗi sản phẩm là điều cực kỳ quan trọng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng hết hàng mà còn đảm bảo không gây áp đặt lên không gian kho. Khi số lượng hàng trong kho xuống dưới mức này, hệ thống tự động gửi thông báo đến những người quản lý, giúp họ nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định kịp thời.
Mặc dù việc đặt ra mức tồn kho tối thiểu ban đầu rất quan trọng, nhưng thị trường không phải lúc nào cũng ổn định. Do đó, việc xem xét lại và cập nhật mức tồn kho tối thiểu vài lần trong năm là điều cần thiết. Sự thay đổi trong chuỗi cung ứng, biến động của thị trường hay sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng đều có thể làm ảnh hưởng đến mức tồn kho tối thiểu.
Để hệ thống cảnh báo hoạt động hiệu quả, việc đào tạo nhân viên về cách thức hoạt động và phản hồi khi nhận được cảnh báo là điều không thể thiếu. Họ cần biết cách xử lý tình huống một cách linh hoạt, từ việc đặt thêm đơn hàng cho đến việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước)
Nguyên tắc FIFO, hay còn gọi là “Nhập trước xuất trước”, là một trong những nguyên tắc quản lý hàng tồn kho phổ biến và được áp dụng rộng rãi. Theo nguyên tắc này, hàng hóa mà bạn nhập vào trước sẽ là hàng hóa bạn xuất ra trước. Điều này giúp đảm bảo rằng không có lô hàng nào bị quên lãng trong kho, đặc biệt với những sản phẩm dễ hư hỏng.
Chẳng hạn, trong ngành thực phẩm, việc để thực phẩm tươi sống hay các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn chờ đợi quá lâu trong kho có thể dẫn đến hư hỏng, gây lãng phí và mất vốn.
Tuy nhiên, nguyên tắc FIFO không chỉ quan trọng cho sản phẩm dễ hỏng. Với những mặt hàng không dễ hỏng, FIFO giúp tránh tình trạng hàng hóa bị “lão hóa” trong kho. Nghĩa là, nó giúp tránh việc hàng hóa bị lạc hậu so với xu hướng thị trường hoặc bị tổn thất do biến đổi về giá trị theo thời gian.
Bên cạnh việc tuân theo nguyên tắc FIFO, quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp cũng là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho. Một mối quan hệ tốt với nhà cung cấp không chỉ giúp đảm bảo nguồn cung ổn định, mà còn giúp tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng trước những biến động của thị trường.
Khi gặp bất kỳ vấn đề nào về hàng hóa, từ việc chậm trễ giao hàng đến vấn đề về chất lượng, mối quan hệ tốt sẽ giúp giải quyết một cách nhanh chóng, tránh gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.
Kế hoạch dự phòng
Phương thức này giúp đề phòng các rủi ro có thể ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho của bạn. Bất ngờ luôn có thể xảy ra và việc chuẩn bị trước sẽ giúp bạn giảm thiểu thiệt hại. Bao gồm:
Rủi ro về thiên tai
Cần xây dựng một kế hoạch đáp ứng khẩn cấp cho những rủi ro từ thiên tai như lũ lụt, động đất, bão lốc.
Rủi ro về kỹ thuật
Đảm bảo hệ thống IT luôn có sự dự phòng, như sao lưu dữ liệu, phần mềm diệt virus và hệ thống bảo mật mạnh.
Rủi ro về con người
Đào tạo nhân viên về quy trình, quy định và biện pháp an toàn để hạn chế sai sót hoặc thất thoát.
Kiểm kê định kỳ
Quy trình quản lý kho hiệu quả này giúp đảm bảo số liệu về hàng tồn kho luôn chính xác. Các phương pháp kiểm kê khác nhau như kiểm kê vật lý, kiểm kê tại chỗ và kiểm kê theo chu kỳ đều giúp bạn duy trì sự chính xác. Bao gồm:
Kiểm kê vật lý
Kiểm tra trực tiếp số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho.
Kiểm kê tại chỗ
Kiểm tra hàng hóa ngay tại nơi chúng được lưu trữ mà không cần di chuyển.
Kiểm kê theo chu kỳ
Thay vì kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho, bạn chỉ kiểm kê một phần hàng hóa theo một lịch trình cố định.
Dự đoán nhu cầu
Việc dự báo chính xác nhu cầu về hàng hóa sẽ giúp bạn điều chỉnh số lượng hàng tồn kho sao cho phù hợp. Để quản lý kho hàng hiệu quả, bạn cần xem xét nhiều yếu tố, từ xu hướng thị trường, doanh số bán hàng trong quá khứ, chương trình khuyến mãi, chi tiêu quảng cáo và nhiều yếu tố khác. Bao gồm:
Xu hướng thị trường
Theo dõi sự thay đổi trong nhu cầu của người tiêu dùng, như mùa mua sắm hay những sự kiện lớn.
Doanh số bán hàng trong quá khứ
Phân tích dữ liệu về doanh số bán hàng trước đây để dự đoán nhu cầu trong tương lai.
Chương trình khuyến mãi và quảng cáo
Xác định làm thế nào các chiến dịch quảng cáo và khuyến mãi ảnh hưởng đến nhu cầu.
Phân tích yếu tố mùa vụ
Nhận biết các yếu tố theo mùa có thể ảnh hưởng đến nhu cầu, như mùa du lịch, mùa học hoặc mùa lễ hội.
Đánh giá tác động từ các yếu tố ngoại vi
Như sự cạnh tranh, chính sách kinh tế hoặc hậu quả của các biến cố thế giới.
Áp dụng Dropshipping
Dropshipping là một phương pháp quản lý tồn kho thông minh nhất mà nhiều doanh nghiệp hiện đại đang áp dụng. Với cách thức này, doanh nghiệp không cần phải tồn kho hàng hóa mà chỉ đặt hàng từ nhà cung cấp khi có đơn hàng từ khách hàng.
Điều này giúp giảm thiểu chi phí và rủi ro về hàng tồn kho. Tuy nhiên, để triển khai thành công mô hình kinh doanh này, bạn cần có một hệ thống quản lý đơn hàng và giao hàng hiệu quả.
Trong thời đại số hóa, việc quản lý hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là việc kiểm soát số lượng, mà còn là việc tối ưu hóa và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Deha Việt Nam khuyến nghị doanh nghiệp cần phải đón đầu và tiếp tục nghiên cứu, cập nhật các phương pháp quản lý hàng tồn kho mới nhất để không bị tụt hậu. Đồng thời, bạn không nên ngần ngại đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên. Bởi đó chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp luôn ở vị trí tiên phong.
Xem thêm:
